Uma indústria demanda uma série de gastos para tocar a produção, certo? E por mais que pareçam óbvios no dia a dia, conhecer cada um deles é fundamental para garantir a saúde financeira do negócio. Para viabilizar esse importante controle, a gestão de custos apresenta-se como uma frente que deve ser encarada de maneira séria e permanente pelos gestores. Sem essa prática, é grande a possibilidade de que, em algum momento, as coisas fujam do controle e comecem a aparecer buracos nas contas.
Conhecer os custos está diretamente ligado aos preços dos produtos e, consequentemente, à lucratividade da empresa. O volume de investimentos feito na produção vai determinar o quanto poderá ser cobrado dos clientes. Às vezes, isso não é visto com clareza pelo empresário porque ele está muito encantado com o faturamento e não enxerga que algo está errado na estratégia. É preciso entender que dinheiro entrando no caixa não significa, necessariamente, que há lucro.
Então, imagine que, sem saber que gasta R$ 60 para fabricar um produto, o dono de uma fábrica venda este item por R$ 65. Empolgado com a aceitação e pelo alto número de pedidos, ele nem pensa que sua margem de lucro é de pouco mais de 7%. Se isso é pouco ou muito, depende de algumas variáveis, como o volume de produção estabelecido pela empresa.
Mas o fato é que só será possível determinar isso a partir do momento em que o gestor conhecer todos os custos e ter noção do que cada um deles representa no contexto do orçamento. Somente dessa forma a indústria saberá se uma margem de lucro de 7% é suficiente para manter a estabilidade. Para quem produz em larga escala, talvez seja. Já para as indústrias que focam em um volume menor, é provável que esse resultado seja insatisfatório.
Se a margem de lucro for muito pequena em um contexto de baixa capacidade produtiva, o desgaste gerado nesse processo poderá até ser em vão. Digamos que a empresa do nosso exemplo esteja preparada para fabricar 70 produtos e absorva um volume de 100 itens para atender a demanda. Assim, passará do seu limite e terá um ganho de apenas R$ 500 (considerando R$ 5 de margem em cada produto), sem contar ainda as despesas administrativas.
Além de encontrar a margem adequada para a indústria, é fundamental também pensar no mercado. Isso quer dizer que o valor precisa fazer sentido quando comparado ao dos concorrentes, pois eles fazem parte de todo esse cenário e devem ser levados em consideração.
Gestão de custos proporciona ajustes
Se a empresa do nosso exemplo fizer uma gestão de custos adequada e perceber que está gastando muito e cobrando um preço que está fora da realidade, pode rever os gastos, eliminar desperdícios, negociar valores, enfim, tomar algumas atitudes para reduzir, de maneira consciente e sustentável, os custos.
Nós destacamos as palavras consciente e sustentável por dois motivos. Um deles é o fato de que cortar custos de qualquer jeito ou comprar materiais mais baratos sem se preocupar com a qualidade terá o efeito contrário. É necessário estar sempre de olho em tudo isso, mas de maneira inteligente.
O outro motivo está ligado à urgência. Se essa gestão de custos for feita constantemente e se tornar uma política da empresa, não serão necessárias aquelas ações emergenciais de corte de gastos. Assim, tudo estará sob controle, já que a situação é monitorada de perto.
Como fazer a gestão de custos
O começo desse processo passa pela organização. Isso significa que os gestores precisam identificar e registrar todo e qualquer custo que a empresa tiver para fabricar seus produtos. Essas informações precisam estar detalhadas corretamente, pois somente assim será possível fazer a análise posterior.
Em meio a esse processo, é fundamental ter bem definido e categorizar o que é custo e o que é despesa. O primeiro termo abrange tudo o que está relacionado à produção, como matéria-prima e embalagem. Já o segundo contabiliza os gastos administrativos, como material de escritório e propaganda, não estando, portanto, atrelados ao processo produtivo.
E é importante ter em mente também que a gestão de custos está fortemente ligada ao planejamento. Antes de tomar qualquer decisão, é necessário traçar metas de produção e de vendas, pois ter um norte ajuda a identificar o que pode ser cortado ou o que deve ser priorizado. Definir os objetivos fará com que a indústria trilhe um caminho mais seguro, garantindo mais consistência e evitando apuros.
Ao traçar metas e definir objetivos claros, é possível fazer com que os funcionários se engajem nesse processo de gestão de custos. Isso porque essa atitude prioriza a construção de uma política interna que pode ser facilmente compreendida e assimilada por todos.
Na hora de fazer tudo isso, recorrer às planilhas pode não ser o método mais eficaz. Com todo o avanço tecnológico pelo qual passamos, utilizar softwares de gestão é uma boa saída, pois automatizam o processo. Assim, é possível reduzir erros e retrabalhos que apenas provocam custos extras que causam perda de tempo.
O caminho da automatização torna-se uma boa solução principalmente porque cálculos errados comprometem a gestão e a confiança nos dados, ainda mais quando são descobertos somente nas etapas finais.
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