Case

Colégio OEN

O Colégio OEN, Organização Educacional Nippaku, é uma instituição de ensino bilíngue que atende aproximadamente 150 alunos desde o berçário até o ensino fundamental.

Dificuldades & Necessidades

O Colégio OEN tinha muita dificuldade em gerenciar a cobrança das mensalidades e demais serviços prestados aos alunos. Utilizava um software que não possibilitava realizar o rateio das contas gerenciais a receber e a pagar e a falta desta funcionalidade dificultava a gestão dos gastos e receitas relacionados aos alunos.

Antigamente, gastavam quase três dias para gerar o PDF de todos os recibos e boletos, salvar na pasta do aluno e enviar por e-mail. Sem contar a chance de enviar o boleto de forma indevida. “Antes era muito artesanal, geravam boletim em duas vias, recibo”, descreve o diretor do colégio, Eduardo Alvarenga.

Escolha & Decisão

Para atender às demandas de gestão dos alunos, foram implantadas as soluções WK para o gerenciamento administrativo e financeiro das atividades.

“O modelador de relatórios deu total independência para que a OEN montasse seus próprios relatórios a qualquer momento.”

Bruna Bertolazzi

Financeiro

Resultados & Benefícios

Hoje, quando a equipe realiza o cadastramento da mensalidade do aluno, já faz o cadastro das contas gerenciais de rateio dos departamentos (refeições, idiomas, ballet, entre outros) e, ao realizar o lançamento, os valores seguem para cada centro de custo.

Atualmente, gastam 10 minutos para realizar todo o processo de geração e envio de informações financeiras aos alunos. E os pedidos agora são realizados dentro do sistema.

Outra facilidade das soluções WK no colégio está no faturamento. O boleto é enviado ao contato cadastrado por e-mail, assim como já gera a NFS-e, tudo de forma automática. Dentro do sistema, os pedidos de serviços vendidos para os alunos (uma excursão ou agasalhos, por exemplo) são agrupados no fim do mês, gerando um demonstrativo consolidado dos serviços, que se junta ao PDF do boleto e é enviado para os responsáveis pelos alunos. Antes, esses lançamentos eram realizados um a um. Agora, as próprias secretárias, ao registrarem os serviços vendidos para os alunos, já lançam no próprio sistema como pedido pendente e só fazem uma conferência final.

“Isso foi um grande avanço para a OEN. Reduziu muito o tempo de trabalho. Atualmente, quando um pai de aluno solicita três serviços diferenciados durante o dia, no final do período, para não enviar vários recibos, agrupam tudo em uma única nota e enviam”, comenta o diretor.

Diariamente, é possível realizar um relatório analítico diário das contas para análise para reporte à diretoria. “O modelador de relatórios é bastante flexível. Durante a própria implantação a VISImax auxiliou na montagem de alguns, mas treinou a OEN para criar seus próprios relatórios. Alguns relatórios que já existiam foram modificados para atender o dia a dia da empresa”, descreve André Luiz dos Santos, do canal WK VISImax. “O modelador de relatórios deu total independência para que a OEN montasse seus próprios relatórios a qualquer momento”, destaca Bruna Bertolazzi, do Financeiro.

Já foram percebidos ganhos na implantação. “Foi uma mudança da água para o vinho”, frisa o diretor. Como exemplo, foi diminuído significativamente o tempo para faturamento. “Começávamos a fazer o procedimento de faturamento no dia 13 de cada mês para envio dos boletos para os pais até o dia 20. Agora, fazemos tudo no dia 19 para enviar no dia seguinte”, enfatiza Bruna.

O ganho na segurança de envio das cobranças de forma correta foi muito importante para a manutenção da reputação do colégio. “É vital para o Colégio OEN a realização da cobrança em dia e de forma correta. Isso reduz a reclamação dos pais e melhora a qualidade do serviço da empresa”, completa o diretor.

Fonte: Visimax