O orçamento faz parte do dia a dia de qualquer negócio, inclusive das entidades sem fins lucrativos. Ele promove o suporte necessário para que os gestores dessas instituições possam dar andamento às atividades com mais assertividade, pois mostra exatamente quanto e quando essas organizações podem gastar. Mas não basta colocar valores e datas no papel, é preciso que os administradores façam o controle orçamentário de projetos no terceiro setor.
Esse controle é importante para tornar a gestão mais clara e transparente, uma vez que mantém a organização interna e facilita o acompanhamento pelos financiadores ― o que acaba sendo essencial para a manutenção dos projetos. Entretanto, antes de fazer qualquer controle, é preciso montar um orçamento que seja compatível com a estrutura de uma entidade sem fins lucrativos.
Para auxiliar você com essas atividades, vamos mostrar as peculiaridades do orçamento para o terceiro setor e como fazer um controle eficiente dessa ferramenta de gestão. Siga com a gente e confira!
Orçamento para organizações sem fins lucrativos
A definição do orçamento no terceiro setor deve levar em consideração que esse tipo de organização não possui um lucro convencional, mas, sim, o que podemos chamar de déficit ou superávit. Por isso, as entidades devem utilizar o orçamento como uma ferramenta para obter crescimento gerencial para a organização e facilitar as transações com os envolvidos.
Diante disso, para garantir a realização de uma gestão mais segura, as organizações devem buscar a maximização dos recursos existentes para que, assim, esses valores possam retornar para as entidades e apoiar a realização de seus trabalhos. Por isso, o orçamento deve declarar, por meio de metas e estratégias, o que a instituição deseja ou planeja fazer durante um determinado período.
Não é algo tão diferente do que se faz em uma empresa privada. O que muda aqui é que os recursos que são gerados devem ser suficientes para manter a entidade aberta e não entregar lucro ou crescimento financeiro ao dono de um negócio. O objetivo principal é arrecadar dinheiro para continuar desenvolvendo as atividades e manter a organização funcionando.
Por isso, um cuidado fundamental na hora de montar o orçamento para uma instituição do terceiro setor é fazer uma divisão entre os projetos e a administração, especialmente se houver funcionários que recebem salário. Dessa forma, fica mais fácil saber os valores que cada atividade está recebendo e também o custo geral. Além das saídas de dinheiro, é importante ainda separar as entradas, especialmente se elas vêm de diversas fontes.
Para você entender melhor porque indicamos essa separação, vamos a um exemplo. Imagine uma organização que vende camisetas e alguns acessórios (boné, brincos, bandanas e colares) para arrecadar dinheiro, mas também recebe doações mensais de empresas privadas. Algumas delas, entretanto, estipularam que todo valor doado deve ser direcionado, exclusivamente, para aulas de música e dança para crianças em vulnerabilidade social, treinamento de futebol e vôlei para adolescentes e aulas de português e matemática para estudantes em fase de alfabetização.
Ao organizar o orçamento por projetos, fica muito mais fácil prestar contas da aplicação do dinheiro depois, pois é possível identificar exatamente onde ele foi aplicado, certo? Por exemplo: a doação da empresa X foi para as aulas de música e de português, a da empresa Y para o treinamento de futebol e vôlei e a da empresa Z para aulas de dança e matemática. As despesas com a administração, neste caso, ficam a cargo das vendas das camisetas e dos acessórios.
Como fazer o controle orçamentário de projetos no terceiro setor
Se você seguir as dicas que apresentamos anteriormente, fazer o controle orçamentário de projetos no terceiro setor já vai ficar muito mais fácil. Isso porque, ao montar o orçamento de forma detalhada, separando entradas e saídas por atividade, é possível enxergar de uma maneira clara e simples quanto cada uma delas vai precisar para ser desenvolvida e quanto você tem disponível para isso.
Se ocorrer um superávit, ou seja, se houver mais recursos que despesas, é possível pensar em incrementar a atividade ou, até mesmo, fazer uma reserva para períodos mais críticos. No caso de se verificar um déficit, os gestores podem pensar em alternativas para manter a atividade de pé, como o remanejamento de recursos internos ou o lançamento de uma campanha de arrecadação.
O mesmo vale para as despesas administrativas. Voltando ao nosso exemplo, esses gastos são pagos com a venda de produtos desenvolvidos pela própria entidade, então, caso for identificado que vai faltar dinheiro para alguma coisa, é possível tanto reduzir alguma despesa quanto fazer uma ação de venda diferenciada, como uma feira ou uma campanha promocional, do tipo “compre uma camiseta e ganhe um acessório”.
Mas o controle orçamentário de projetos no terceiro setor não se resume a essa verificação inicial dos recursos disponíveis. Assim como nas empresas privadas, é preciso fazer um acompanhamento constante do que foi orçado e do que está sendo realizado. Isso porque em um mercado oscilante como o brasileiro, os preços podem variar bastante e acabar deixando furos nas finanças, o que não é nada bom para uma entidade de sem fins lucrativos, pois normalmente os recursos são restritos.
Outro ponto que pede um acompanhamento constante do orçamento é o surgimento de ações extras que podem servir de incentivo para as atividades de rotina. Por exemplo, a participação dos times de vôlei em uma competição em outra cidade. Como é um evento que não estava previsto quando o orçamento foi feito, é preciso voltar a ele e verificar se haverá verba disponível para o transporte dos atletas, a alimentação e a acomodação deles fora de casa por uma semana.
Por isso que, quanto mais organizado e detalhado o orçamento, mais fácil é tomar uma decisão sobre o que fazer. No caso do time de vôlei, se houver dinheiro em caixa, a participação na disputa pode ser confirmada. Caso contrário, pode-se ir até a empresa doadora e ver a possibilidade de um novo aporte, mediante uma prestação de contas até aquele momento e uma explicação sobre a importância da competição.
Use a tecnologia como apoio no orçamento
É claro que a tecnologia não faz milagres, mas que ela ajuda na organização e armazenamento das informações, isso é inegável. E convenhamos, com todos os dados em mãos, detalhados de forma clara e objetiva, fica muito mais fácil lidar com os doadores e manter as finanças da sua entidade em dia, não é mesmo?
Por isso, indicamos que você conheça nossa solução ERP para o terceiro setor. Com ela, entre outras ações, você consegue estruturar todo o orçamento e acompanhar os gastos orçados e realizados por projeto, facilitando a tomada de decisão, o remanejamento de recursos, a conferência de informações e a prestação de contas junto aos financiadores. Tudo de forma muito transparente, característica primordial para organizações sem fins lucrativos!
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