Como utilizar o ERP para melhorar seu processo de compras

Já imaginou seu negócio com um processo de compras facilitado através de uma ferramenta que fosse capaz de perceber suas necessidades?

E se essa ferramenta lhe auxiliasse no controle de cotações por produtos e/ou fornecedores e, ainda, lhe pudesse informar sobre um pedido em atraso, sem nem ao menos estar utilizando-a?

E, mais: e se você pudesse contar com uma ferramenta que pudesse lhe auxiliar na maioria dos processos de decisão da sua empresa, trazendo informações precisas e de acordo com a real necessidade de seu negócio?

Caso você tenha imaginado como seria bom mudar a sua realidade atual em alguma destas questões, você pode supor também o quanto uma ferramenta como esta pode fazer a diferença no seu negócio, tanto nas tomadas de decisões diárias, quanto no planejamento estratégico de ações futuras.

Perceba se alguns destes entraves está acontecendo com seu negócio:

Informações não integradas;
Falta de planejamento dos insumos e materiais;
Dependência de outras áreas para execução de rotinas administrativas;
Falhas na comunicação entre estoque e compras;
Informações incompletas;
Análise deficiente de preços de fornecedores;
Estimativas de vendas/compras incorretas;
Ineficiência de processos;
Falta de integração entre os departamentos.

Considerar a tecnologia na área de compras é algo fundamental, mesmo que você já utilize algum sistema, porém, sofra com algum destes impasses. O que mais importa é o que fazer com esta tecnologia e como utilizá-la da melhor forma.

Aproveitar-se da tecnologia e de uma ferramenta que seja capaz de controlar cotações por produtos e/ou fornecedores e ordens de compras por situação, conciliar pedidos de compra com recebimentos, fazer rateios de despesas por centro de custos, dispor de recursos automatizados com integração e informações on-line sobre notas fiscais, entre muitos outros recursos irá facilitar as tomadas de decisão e o planejamento de ações futuras, visando uma maior produtividade e lucratividade da empresa.

Neste contexto, uma ferramenta a ser considerada é o ERP ou Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos da Empresa). Os ERPs foram desenvolvidos nos anos 90. Eles integram e coordenam os principais processos da empresa através de um software, organizando e disseminando informações de forma integrada entre as diferentes áreas do seu negócio.

A grande vantagem na utilização de um ERP advém da sua concepção integrada, permitindo assim uma maior eficiência, eficácia e rapidez nos processos de coleta, armazenagem, transferência e processamento das informações.

Alguns dos benefícios que uma ferramenta como esta poderá trazer ao processo de compras:

Parametrização de processos, de maneira flexível, conforme as necessidades da empresa;
Decisões mais assertivas quanto aos processos de solicitações de compras, submetendo-as à cotação de preços integrada via Web com fornecedor;
Garantia de que as compras fiquem dentro dos orçamentos previstos por áreas, projetos, filiais e/ou departamentos;
Cotações de preços por produtos e/ou fornecedores através de solicitações de compras do estoque, ou manualmente;
Controle do andamento das cotações tendo a possibilidade de gerar ordens de compras automaticamente;
Contabilização das compras e dos impostos, escrituração fiscal e entradas em estoque com o cálculo do custo de aquisição automatizado;
Tratamento automatizado dos impostos (municipais, estaduais e federais) referentes às notas fiscais de entrada de mercadorias e serviços.

Diante destes benefícios, e de inúmeros outros, considerar uma ferramenta que seja flexível e também que esteja na medida para atender suas reais necessidades deve ser uma das decisões mais acertadas em torno da otimização de resultados de toda e qualquer empresa, independente de seu porte ou segmento de mercado. Para aquelas que o crescimento está por vir ou já é uma realidade, uma Solução para Gestão Empresarial torna-se imprescindível para integrar o crescente volume de informações das diversas áreas, agilizando processos e decisões.