A área de compras torna-se cada vez mais estratégica à medida que busca cada vez mais a redução de custos, os melhores preços e influencia diretamente na competitividade e no sucesso das organizações. Neste ambiente, com certeza, a ética se faz necessária – e essencial – para que as negociações com o mercado sejam as mais transparentes e corretas possíveis.
O fato é que a área de compras envolve um complexo conjunto de decisões para que o todo o processo de compras realmente se efetive. E, independente, do nível de estruturação e/ou automatização em que este processo se encontra, este continua dependendo das tomadas de decisão, do discernimento, do caráter e da ética de pessoas em fazer o que é correto independente de preferências e/ou julgamentos pessoais ou qualquer outro interesse que se sobreponha aos valores da empresa. Neste contexto, nunca é demasiado lembrar que os interesses da empresa devem sempre se sobrepor aos interesses pessoais. Portanto, as negociações envolvendo compras devem beneficiar a empresa, e não uma pessoa ou um grupo de pessoas em particular.
Diante disso, é muito importante que todos na empresa saibam que o recebimento de “agrados” de fornecedores pode levar, em sua maioria, a uma situação delicada envolvendo um sentimento ou sensação de gratidão, obrigação e/ou retribuição para com aquele que faz o “agrado”. É como se, na próxima compra com o fornecedor, a empresa estivesse “em débito” e tivesse que ser mais “amigável”, complacente e, portanto, menos rigorosa, em seu processo de aquisição.
Como agradar o cliente
Sendo assim, é importante que o recebimento de agrados – brindes, presentes, lembrancinhas, comissões (seja o nome que tiver) – de fornecedores seja evitado ao máximo. Algumas empresas são flexíveis quanto a pequenos brindes como canetas, calendários e agendas. Outras, no entanto, decidem pela proibição total de todo e qualquer “agrado”. O importante, sem dúvida, é que haja uma definição clara do que a empresa entende como prática moral e legal aceitável e que esta esteja publicada, seja divulgada e que seu código de ética esteja facilmente acessível a todos.
O mesmo se aplica para os almoços de negócios que, como manda o bom senso, e de forma natural e sem constrangimentos, deve ser dividido em partes iguais entre os participantes. Desta forma, não se criam situações de “débito” ou “crédito” que venham a gerar quaisquer tipos de cobranças futuras.
É possível negociar sempre que possível
É importante, também, que nas negociações de compras, fornecedores deixem claro as características dos produtos, as quantidades exatas que estão sendo negociadas e as formas de pagamento, inclusive taxas de juros e multas por atraso. Não se deve omitir “detalhes” talvez não tão favoráveis ao comprador, pois a verdade – ou as letras pequenas do contrato – sempre vem à tona e é melhor que sejam conhecidas antes e nunca após este ser assinado.
Há ainda profissionais da área de compras que insistem em fazer 3 orçamentos somente para “cumprir com o protocolo”. Estes, no entanto, já escolheram antecipadamente o fornecedor vencedor e mesmo assim continuam gastando tempo preenchendo planilhas ou colocando dados fictícios no sistema para “simular” uma processo de orçamento e cotação de preços real conforme as “normas da empresa”. Para estes profissionais fica a pergunta: “Onde está a ética para com os fornecedores e a própria empresa?”
E o código de ética, também interfere nas compras?
O fato é que a existência de um Código de Ética torna-se extremamente importante para que a conduta correta se faça presente do dia a dia dos trabalhadores. Mais importante ainda é que os trabalhadores passem por treinamentos de reciclagem para discuti-lo, inclusive a fim de trazer à tona situações práticas e dúvidas que vão surgindo durante o desenvolvimento de suas atividades profissionais. O Código de Ética não deve estar dentro de gavetas, mas visível e facilmente acessível em todos os postos de trabalho, fazendo parte e direcionando as ações nos trabalhadores na prática.
Em específico, as condutas éticas na área de compras devem ser sempre lembradas – e praticadas – em todas as negociações, das mais simples às que demandam grandes volumes financeiros. Afinal, uma empresa não pode ser “meio ética”, agindo de maneira correta em algumas situações e em outras não. Agindo de maneira 100% ética, todos só tem a ganhar com negociações transparentes: os fornecedores, a empresa e, inclusive, os clientes.
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