Todo gestor conhece a importância do cuidado com as finanças, afinal, sem dinheiro no caixa não é possível comprar matéria-prima, pagar funcionários, fazer investimentos, entre outras ações fundamentais para o crescimento de uma empresa. Mas controlar as finanças não é apenas entender como funciona o fluxo de caixa do negócio e saber quanto dinheiro há na sua conta hoje. É preciso planejamento, análise e uma gestão orçamentária eficiente para obter os resultados desejados.
Aqui no blog nós já abordamos os benefícios da gestão orçamentária, como a possibilidade de visualizar cenários em curto, médio e longo prazos, o acompanhamento dos resultados, a correção de estratégias e a organização da administração. Agora, neste artigo, vamos falar sobre como implantar a gestão orçamentária na sua empresa seguindo três etapas indispensáveis para que isso ocorra com eficiência. Acompanhe!
As três etapas da gestão orçamentária
A gestão orçamentária tem foco na análise, no planejamento e no acompanhamento dos resultados financeiros de uma organização. Para implantá-la, são necessárias três etapas. Veja a seguir quais são e como desenvolver cada uma delas:
Elaboração do plano orçamentário
A primeira etapa para a implantação da gestão orçamentária é a elaboração do plano orçamentário. Esse documento reúne em um plano único todos os planos financeiros importantes para a projeção do futuro da empresa, como a previsão de faturamento, custos e deduções de vendas, os orçamentos relacionados aos gastos com funcionários, despesas operacionais, investimentos e a necessidade de capital de giro.
Para que seja possível fazer essas projeções, o plano orçamentário leva em conta um histórico de dados sobre o negócio. A intenção é analisar o desempenho da empresa até o momento para que seja possível traçar as suas perspectivas para o futuro, pensando em riscos e oportunidades em determinado período. É importante que o plano orçamentário esteja em consonância com o planejamento estratégico da empresa, documento que estabelece as diretrizes sobre todas as áreas do negócio.
Simulação de cenários
Depois de elaborado, o plano orçamentário passa pela revisão dos gestores da empresa. Neste processo, é comum que haja a necessidade de revisão, de acordo com as expectativas e prioridades dessas lideranças. Quando uma alteração é necessária por causa de uma mudança nas projeções, como o aumento das vendas, chamamos esse processo de cenário revisado.
Funciona assim: imagine que ao avaliar o plano orçamentário da empresa, um dos gestores propôs a revisão do planejamento considerando mais investimentos do que no plano inicial. Com isso, cada plano financeiro que citamos anteriormente ― previsão de faturamento, custos e deduções de vendas, orçamentos relacionados aos gastos com funcionários, despesas operacionais, investimentos e necessidade de capital de giro ― precisa ser repensado conforme a alteração solicitada.
Após essa redefinição, é feita uma nova análise pela diretoria, que pode ser homologada ou passar por outra revisão. Neste processo, também é recomendável simular cenários diferentes mesmo que o plano orçamentário tenha sido aprovado na primeira apresentação. O ideal é que haja um cenário otimista, um realista e outro pessimista.
Isso porque, mesmo que apenas um desses cenários se torne real, a empresa precisa estar preparada para lidar com todos eles. Ao considerá-los, assim como os seus riscos e oportunidades, a organização acaba se antecipando e garantindo a sua competitividade independentemente do que acontecer. Para isso, vale lembrar de manter salvas todas as versões projetadas.
Acompanhamento de resultados
A última etapa de implantação da gestão orçamentária é o acompanhamento dos resultados. O objetivo dessa fase é conferir se as ações planejadas estão se transformando nos objetivos desejados e, a partir disso, tomar decisões para melhorar continuamente a gestão orçamentária da empresa.
Para analisar os resultados, as empresas podem utilizar indicadores de desempenho e relatórios gerenciais. Os indicadores são eficientes em dar um panorama sobre os resultados, como em relação à produtividade, lucratividade, qualidade e competitividade. Já os relatórios relacionados à gestão orçamentária são mais ligados às finanças do negócio, como o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE), a projeção de fluxo de caixa e a projeção de balanço patrimonial.
Acompanhar os resultados é indispensável para qualquer empresa. Se eles forem positivos, é sinal de que a gestão orçamentária está sendo desenvolvida com eficiência. Caso sejam negativos, é momento de repensar as estratégias e avaliar como é possível melhorar. O importante é não deixar de avaliar o desenvolvimento das ações tomadas pela organização.
A informação como aliada da gestão orçamentária
Neste artigo, falamos diversas vezes sobre a importância das informações sobre o negócio. Afinal, como você viu, em todas as etapas de implantação da gestão orçamentária são utilizados dados sobre o desempenho anterior da empresa, sobre possíveis cenários e sobre novos resultados.
Pensando nisso, é fundamental que os empreendimentos que implementem essa prática tenham informações qualificadas à sua disposição. E neste sentido, um software ERP pode ser uma ótima alternativa! Um exemplo disso é o Radar Empresarial, desenvolvido pela WK Sistemas, que integra os dados de todos os departamentos da empresa em um mesmo local, além de gerar relatórios gerenciais essenciais para a tomada de decisão.
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