O controle patrimonial no terceiro setor é uma atividade importante para garantir a transparência e a eficiência na prestação de contas das entidades sem fins lucrativos. Com ele, é possível administrar e organizar todos os bens das instituições de forma segura, confiável e sempre atualizada, de maneira que qualquer doador ou investidor possa consultar as informações quando necessário.
O que é controle patrimonial
O controle patrimonial no terceiro setor funciona como nas empresas privadas e nos órgãos públicos: seu objetivo é gerenciar de modo organizado todo o patrimônio de uma instituição, seja ele formado por ativos tangíveis, como equipamentos e outros objetos físicos, seja por ativos intangíveis, como marcas e outros bens que não são físicos.
Além de ser importante para o controle interno das organizações, que podem registrar a entrada de uma doação, a depreciação ou mesmo o descarte de um bem, esse processo também é fundamental para atender à legislação. Afinal, as entidades sem fins lucrativos precisam apresentar seus balanços patrimoniais e isso só é possível com um controle eficiente de todos os bens de que elas dispõem.
Outro benefício do controle patrimonial no terceiro setor é em relação à transparência e à prestação de contas. Nós já falamos aqui no blog sobre o quanto o cuidado com esses aspectos é essencial para a manutenção e a captação dos recursos nesse segmento e, com o patrimônio organizado, é possível ter ainda mais segurança e credibilidade ao prestar contas aos apoiadores.
Como fazer o controle patrimonial no terceiro setor
O controle patrimonial no terceiro setor envolve diversos processos e é necessário criar uma cultura interna nas organizações para que esse cuidado seja contínuo. Afinal, há uma grande movimentação de bens nas entidades e se o controle não for constante, ele também não será eficiente, o que pode comprometer a contabilidade e toda a gestão interna das instituições.
Para fazer o controle do patrimônio, um dos primeiros passos é elaborar um inventário patrimonial, que consiste no registro de todos os bens móveis da entidade. É necessário cadastrar a localização de cada coisa, assim como as características, a data e a forma pelas quais foram incorporadas à instituição e o valor de cada material. Isso também vale para os bens da entidade em poder de terceiros e os bens de terceiros em poder da entidade, que precisam ser escriturados em conta contábil específica.
Além do inventário patrimonial, é importante fazer também o controle do imobilizado, processos que têm uma relação estreita entre si. Neste último, o objetivo é acompanhar os ativos imobilizados, isto é, bens como equipamentos, ferramentas, prédios em uso, veículos e outros itens utilizados pela organização na execução dos seus projetos e objetivos.
No controle do imobilizado, a instituição precisa analisar fatores como a vida útil e a depreciação dos bens, a fim de chegar a um número real de quanto vale cada coisa que faz parte do patrimônio. Isso é fundamental para que as demonstrações contábeis da entidade estejam sempre atualizadas, corretas e fidedignas à sua realidade.
E falando nessas demonstrações, o balanço patrimonial é uma das obrigatoriedades das entidades do terceiro setor que tem relação importante com o controle do patrimônio. Nesse registro, a instituição deve detalhar todos os seus bens, distinguindo os valores disponíveis em móveis, imóveis, instalações, veículos, entre outros itens. Ao contar com um controle patrimonial eficiente, as entidades garantem a credibilidade dessa demonstração essencial para a sua contabilidade.
A importância da tecnologia para o controle patrimonial
Agora que você já sabe como o controle patrimonial é importante, talvez esteja pensando em como colocar isso na prática na sua organização. Para ajudar você, adiantamos que a tecnologia é a melhor aliada nesse processo e o motivo é muito simples: ela garante praticidade, segurança, controle eficaz e atualização constante ao automatizar grande parte das tarefas do dia a dia.
O ERP Radar Empresarial, desenvolvido pela WK Sistemas, é um exemplo disso. Com ele, é possível cadastrar os bens para inventário por meio de códigos de barras, calcular a depreciação em moeda estrangeira e alterar as taxas por bem ou por conta, fazer pesquisas personalizadas para localizar os itens com facilidade e, ainda, importar bens de outros sistemas e exportá-los em forma de texto.
Só até aí já deu pra perceber como o software pode trazer praticidade e agilidade na sua rotina, não é? O melhor é que, além disso, você pode implementar outros módulos e ganhar esses mesmos benefícios nas demais área da sua instituição, como gestão de pessoas, finanças, gestão eletrônica de documentos, custos e muito mais.
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