Em qualquer ambiente corporativo é comum encontrar uma grande quantidade de arquivos. Alguns servem de base para o preenchimento de dados e outros são criados para demandas específicas. No entanto, para fazer uma gestão eletrônica de documentos (GED) da forma correta é fundamental seguir as orientações da ISO 9001 e se adequar à sua versão mais atual, de 2015, que prevê mudanças neste aspecto. Afinal, é preciso garantir qualidade nos processos para ganhar mais agilidade e também segurança no armazenamento das informações — e é justamente isso que as novas normas visam proporcionar. Então, como fica a GED com a ISO 9001:2015?
Essa nova versão da ISO 9001, no que se refere ao requisito de documentação, gerou bastante polêmica e deixou muita gente de cabelo em pé quando foi anunciada. Isso porque na edição de 2008 os itens 4.2.3 e 4.2.4 eram chamados de Controle de Documentos e Controle de Registros, respectivamente, e na versão de 2015 foram unificados como Informação Documentada. De início, a maioria das pessoas achou que isso ia mudar toda a forma de registro e controle. Porém, a medida que os profissionais foram analisando as mudanças, perceberam que não era motivo para pânico. Pelo contrário, as alterações propostas simplificariam bastante os processos.
Vamos explicar melhor: lembra que na ISO 9001:2008 o primeiro requisito do texto da norma era justamente Requisitos de Documentação? Pois bem, isso já mostra a importância dos documentos dentro do sistema de gestão. Agora, com a ISO 9001:2015, o tema documentos é só um tópico no requisito 7 – Apoio, chamado Informação Documentada. Desse modo, o que mudou de fato é a criação de documentos. Ou seja, não há mais necessidade de criar diversos documentos porque a norma pede, mas, sim, porque eles realmente fazem sentido para quem cria e para quem usa, garantindo a eficácia dos processos. Bem melhor, não é mesmo?
Quatro principais desafios de fazer uma gestão eletrônica de documentos
A gestão eletrônica de documentos é muito importante para organizar e indexar os arquivos, recuperar as informações e controlar o acesso a eles. Além, é claro, de facilitar a criação, a aprovação e a revisão dos documentos. No entanto, é preciso superar alguns desafios para implementar uma gestão dentro dos padrões da ISO 9001. Entre eles, podemos destacar:
1. Selecionar um software adequado ao seu negócio
Ter ao seu lado um sistema de gestão qualificado é essencial para o sucesso da organização. Então, antes de contratar um fornecedor, faça pesquisas, analise o custo-benefício de cada um e certifique-se que ele atenda o seu negócio por completo. Isso quer dizer que, além de auxiliar na administração do seu negócio, deve fazer também o controle de todos os documentos dentro dos padrões de qualidade, otimizando os processos e facilitando a sua vida na hora da auditoria.
Uma dica é a solução para GED da WK Sistemas, que contempla um conjunto de ferramentas para fazer o controle e o registro dos documentos. Ele ainda trabalha de maneira integrada com o ERP Radar Empresarial, atendendo a sua empresa de ponta a ponta. Assim, é possível integrar todos os processos e rotinas, criar, aprovar e revisar os documentos para simplificar o seu dia a dia no que se refere às auditorias da ISO 9001. Dessa maneira, você garante a renovação ou a conquista do seu certificado sem precisar se preocupar em buscar os arquivos antigos, pois todas as informações ficam armazenadas no sistema e com alguns cliques você tem tudo o que precisa!
2. Compor uma equipe de gestão eletrônica de documentos
Por mais que você tenha um software que atenda a sua indústria por completo, é importante estruturar uma equipe que fique responsável pela gestão eletrônica de documentos. Isso porque um sistema não se faz sozinho: são necessárias pessoas treinadas para abastecê-lo corretamente. Esta ação garante mais segurança das informações e, principalmente, evita erros na hora de emitir relatórios, autorizações, entre outros arquivos.
3. Acompanhar e disseminar o conhecimento na indústria
A gestão eletrônica de documentos é também uma excelente forma de disseminar o conhecimento na indústria. Porém, o maior desafio encontrado neste ponto é desenvolver essa cultura dentro da organização para que, na medida em que as pessoas forem adquirindo novos conhecimentos, compartilhem com os outros colaboradores.
Da mesma maneira que a GED é importante, é bom destacarmos que a gestão do conhecimento, nesse sentido, também é essencial para documentar e partilhar experiências e lições aprendidas, preservando a propriedade intelectual da indústria e contribuindo para o seu crescimento.
4. Recuperar informações
É normal as indústrias passarem por diversos tipos de auditorias ao longo dos anos, como contábil, de sistemas e operacional. E todas elas exigem a recuperação de arquivos antigos para verificação de conformidade. No entanto, o grande desafio está em ter esses documentos em mãos sempre organizados, catalogados e indexados devidamente. Por isso, ter um sistema de gestão como seu aliado facilita o registro e o manuseio deles e, quando você precisar, será fácil encontrá-los, por mais antigos que sejam.
E então, está pronto para vencer esses desafios e fazer uma gestão eletrônica de documentos de acordo com a ISO 9001:2015? Conte com a gente para garantir qualidade e eficiência aos processos da sua indústria. Entre em contato e saiba mais sobre as nossas soluções!
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