Fluxo de caixa na indústria como solução para manter as contas em dia

Uma fábrica, pela natureza do segmento, precisa arcar com uma infinidade de custos relacionados à produção, além de ter também uma série de outras despesas nas áreas complementares. Controlar toda essa entrada e saída de dinheiro exige muita organização e controle. É por isso, então, que o fluxo de caixa na indústria é uma ferramenta extremamente importante para manter as finanças em dia, pois, se for bem utilizada, coloca tudo na ponta do lápis e permite maior transparência na gestão.

A principal função do fluxo de caixa é prever e controlar tudo o que entra e sai do caixa da empresa, ou seja, as despesas e as receitas geradas em um determinado período, que pode ser diário, semanal, quinzenal, mensal, semestral ou até mesmo anual. Esse prazo vai depender de cada negócio.

Basicamente, as receitas são formadas pelas vendas de produtos realizadas dentro do período escolhido. Mas elas também podem vir de outras fontes, como investimentos do proprietário, rendimentos de aplicações e aluguel de algum patrimônio da indústria. Em resumo, é tudo o que entra no caixa.

Por outro lado, as despesas são compostas por todos os gastos realizados em determinado período. Aqui podem ser incluídos os custos de produção das mercadorias, as despesas de venda (comissões, fretes, seguro de transporte ou propaganda), os gastos administrativos (salários e encargos de pessoal, aluguel, água, luz, telefone, internet, correio e outros) e as despesas financeiras (juros e variação cambial).

A dinâmica do fluxo de caixa na indústria

Agora vamos para a parte prática. O fluxo de caixa é feito por meio de projeções de quanto dinheiro deve entrar e sair no período escolhido para o controle, o que inclui compras e vendas parceladas, uma estimativa do que deve ser feito à vista e as despesas fixas que a empresa tem todos os meses. Feitas as projeções, o passo seguinte é realizar um rigoroso controle do caixa para, no final de cada período escolhido, comparar os valores que estavam previstos para entrar e sair com o que realmente foi executado.

No caso de um fluxo de caixa diário, o setor de finanças vai levantar todas as receitas e as despesas previstas para cada dia e, no fim do expediente, fazer a comparação do que realmente entrou e saiu. Se, por exemplo, a prestação que o cliente deveria pagar no dia 15 não for quitada, isso deve ser registrado para possíveis cobranças e acertos em relação aos juros.

Para as contas que são quitadas e recebidas à vista, a empresa pode utilizar o histórico de outros períodos para identificar aqueles em que costuma entrar mais dinheiro e qual a média arrecadada nessas datas.

Se a escolha for por montar um fluxo de caixa semanal, mensal ou anual, a lógica a ser seguida deve ser a mesma. Basta fazer as projeções e a checagem das reais entradas e saídas de dinheiro. Caso prefiram, as indústrias podem, inclusive, adotar mais de uma periodicidade, dependendo da necessidade.

Com as informações geradas no fluxo de caixa, os gestores conseguem identificar períodos em que o caixa terá um volume maior ou menor de recursos, podendo, assim, realizar um planejamento, trabalhar com prazos de pagamento e negociar com fornecedores com maior antecedência. Fica mais fácil também prever a necessidade de ações pontuais para cobrir possíveis furos.

Se os gestores perceberem que o caixa estará mais vazio no fim do mês, por exemplo, terão como se antecipar com alguma ação para impulsionar a força de vendas ou negociar prazos de pagamentos com os fornecedores, evitando os dias que o montante de dinheiro será menor.

Ações e cuidados que devem apoiar o fluxo de caixa

Apesar de ter essa função de organizar as contas, o fluxo de caixa na indústria só vai funcionar corretamente se os gestores se cercarem de alguns cuidados e realizarem ações importantes nos processos financeiros.

O primeiro item que citamos aqui está relacionado às informações que chegam ao fluxo de caixa. Se elas não forem precisas e confiáveis, todo o trabalho de registrar e controlar as entradas e saídas será jogado fora, pois lá na frente aparecerá alguma inconsistência gerada por erros nos dados.

Por isso, é essencial que todos os registros sejam feitos corretamente, obedecendo padrões e regras estabelecidos. Nesse sentido, estimular uma cultura interna de transparência e cuidado no apontamento das informações pode ser de grande ajuda, pois os funcionários entenderão o papel deles no processo.

Outro cuidado que a empresa deve tomar no controle financeiro diz respeito ao capital de giro, que corresponde ao dinheiro que ela tem disponível para tocar a operação. Isso precisa ser sempre muito bem analisado e monitorado. A falta desse recurso obrigará a ida aos bancos em busca de financiamento, o que pode se tornar uma bola de neve interminável.

Para dar conta de tudo isso que falamos, recorrer à tecnologia é uma ótima alternativa. Hoje, existem softwares ERP que ajudam na gestão e conectam todas as áreas da indústria, tornando muito mais fácil e ágil a reunião das informações necessárias para a montagem do fluxo de caixa.

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Tags: despesas e receitas, ERP, fluxo de caixa, processos financeiros nas indústrias