Antes de tudo, a trajetória da CDM mostra como a gestão documental digital pode transformar a rotina administrativa de uma organização. Fundada em 25/02/1986, a CDM Cooperação para o Desenvolvimento e Morada Humana atua em projetos sociais, ambientais, culturais, esportivos e de eficiência energética. Além disso, é cliente do Radar desde 25/02/1994, utilizando a tecnologia para apoiar processos internos com mais agilidade, segurança e controle.
Primeiramente, a CDM já utilizava diferentes módulos do WK Radar em suas operações. Atualmente, a organização possui licença de uso permanente dos módulos Radar Orçamento, Radar Contábil, Radar Financeiro, Radar Conciliação, MT Patrimonial, Radar Folha, Radar Compras e Radar GED. Além disso, conta com 16 acessos simultâneos.
No entanto, entre todos os módulos utilizados, o módulo GED foi destacado pela própria empresa como o que mais trouxe resultados. Isso ocorreu especialmente durante o cenário de pandemia, quando o trabalho administrativo precisou migrar rapidamente para o home office.
WK Radar: o ponto de virada na gestão administrativa
Antes da ampla utilização do GED, os processos administrativos seguiam uma lógica baseada em papel. Ou seja, quando um e-mail chegava, os documentos eram impressos. Depois disso, as informações eram inseridas no sistema.
Além disso, havia uma forte dependência do documento físico. A empresa só confiava plenamente no papel, o que exigia impressão, arquivamento e circulação de documentos entre pessoas.
Entretanto, com a pandemia, esse fluxo precisou mudar. A notícia sobre a pandemia saiu em 17/03/2020. Em abril, quando o lockdown foi decretado, todo o administrativo precisou trabalhar em home office.
Nesse contexto, o WK Radar ganhou relevância prática. Como a empresa já havia contratado o Radar GED, conseguiu manter o trabalho remoto de forma efetiva. Assim, a operação administrativa continuou sem grandes impedimentos.
WK Radar e a antecipação de um projeto essencial
Antes da pandemia, a CDM já trabalhava internamente com o GED. Porém, o módulo ainda não era amplamente utilizado em todos os setores. Depois que o cenário mudou, a empresa precisou antecipar o projeto.
Assim, todas as áreas passaram a usar o GED. Essa mudança alterou completamente o método de trabalho administrativo. Além disso, eliminou etapas que antes consumiam tempo e geravam retrabalho.
Com o uso do GED, a CDM reduziu em 100% a utilização de papel nos processos administrativos. Portanto, a organização também reforçou sua contribuição ambiental, alinhando tecnologia e sustentabilidade.
Além disso, o retrabalho dos colaboradores foi reduzido em 80%. Com isso, a equipe pôde melhorar seu desempenho em outros serviços, sem perder tempo com tarefas repetitivas.
WK Radar: mais segurança para documentos sensíveis
Além da eficiência, o GED trouxe ganhos relacionados à segurança da informação. Como os documentos deixaram de circular fisicamente entre pessoas, houve redução de riscos operacionais.
Ou seja, processos antes dependentes de impressão, arquivo físico e tráfego manual passaram a acontecer dentro do Radar. Isso tornou a rotina mais segura, rápida e organizada.
Esse ponto é especialmente importante porque muitos documentos administrativos podem ser sensíveis. Assim, a empresa também passou a contar com mais segurança em relação à Lei Geral de Proteção de Dados.
Atualmente, segundo o relato da CDM, não existem empecilhos para trabalhar em home office. Todo o processo pode ser realizado de forma segura e rápida no GED. Além disso, a empresa afirma estar utilizando o GED em 100% da operação administrativa.
WK Radar também acelera auditorias externas
Outro ganho visível ocorreu nas auditorias externas. Assim como muitas ONGs, a CDM precisa passar por auditorias periódicas. Antes da implantação do GED, esse processo demorava cerca de dois meses.
Isso acontecia porque era necessário reunir toda a documentação, validar informações e organizar os documentos solicitados. Consequentemente, o trabalho exigia tempo, controle manual e grande esforço administrativo.
Após a implantação do GED, o processo passou a ser concluído em até 15 dias. Logo, houve uma redução expressiva no tempo de conclusão das auditorias externas, de cerca de 60 para 15 dias.
Além disso, o acesso aos dados tornou-se mais completo. Com a documentação centralizada, a empresa ganhou agilidade para localizar informações e responder às demandas de auditoria.
Resultados concretos alcançados com o WK Radar
Em síntese, o case WK Radar demonstra resultados claros na rotina administrativa. A mudança não ficou apenas na digitalização de documentos. Ela impactou produtividade, segurança, sustentabilidade e continuidade operacional.
Entre os principais resultados apontados pela empresa, destacam-se:
- Redução de 100% nas impressões dos processos administrativos;
- Redução de 80% do retrabalho dos colaboradores;
- Redução do tempo de auditorias externas de cerca de 60 para até 15 dias;
- Viabilização do home office administrativo durante a pandemia;
- Eliminação do tráfego físico de documentos entre pessoas;
- Mais segurança no tratamento de documentos sensíveis;
- Uso ampliado do GED em todas as áreas administrativas.
Portanto, o WK Radar foi decisivo para que a CDM adaptasse seus processos com rapidez. Além disso, a solução ajudou a consolidar uma nova forma de trabalhar, mais digital, segura e eficiente.
Tecnologia como apoio à continuidade do negócio
Atualmente, a experiência da CDM mostra que a gestão documental pode ser estratégica. Afinal, o GED não apenas substituiu o papel. Ele permitiu que processos administrativos continuassem funcionando mesmo em um cenário de restrição presencial.
Analogamente, organizações que lidam com grande volume de documentos também podem enfrentar desafios semelhantes. Impressões, arquivos físicos, retrabalho e auditorias demoradas tendem a comprometer a eficiência.
Por isso, o WK Radar evidencia como a tecnologia pode apoiar a operação em momentos críticos. Mais do que digitalizar documentos, o GED ajudou a transformar a cultura administrativa da empresa.
Logo, o case reforça a importância de contar com sistemas integrados, seguros e preparados para diferentes formas de trabalho.
Da adaptação à eficiência: o impacto do GED na CDM
Em síntese, a CDM conseguiu transformar seus processos administrativos com o apoio do GED. A empresa reduziu impressões, diminuiu retrabalho e acelerou auditorias externas.
Além disso, conseguiu manter o trabalho administrativo em home office durante a pandemia, sem comprometer a continuidade das atividades.
Assim, o case WK Radar mostra que a gestão documental integrada pode gerar ganhos concretos. Ela melhora a produtividade, aumenta a segurança e contribui para uma rotina mais sustentável.
