Antes de tudo, o WK Radar mostra como a organização documental pode impactar a rotina de um escritório contábil. Fundado em 1985, o ESCONAUD, também conhecido como Escritório Contábil Marciel Biancardi, está localizado em Iconha, no Espírito Santo.
Além disso, a empresa atende organizações de diferentes portes e segmentos da região. Entre os clientes estão prestadores de serviços, indústrias, comércios, ONGs e outros perfis empresariais.
Com o passar dos anos, portanto, o volume de documentos cresceu. Como consequência, a gestão do arquivo físico passou a exigir mais controle, mais agilidade e mais precisão nas consultas.
Primeiramente, a dificuldade não estava apenas em guardar documentos. O principal desafio era encontrar, consultar e controlar materiais arquivados sem comprometer a produtividade da equipe.
Segundo o diretor Marciel Biancardi, o acesso a um documento já arquivado demorava, em média, quatro dias. Atualmente, com o WK Radar, esse mesmo acesso acontece em minutos.
O desafio antes do WK Radar
Antes da implantação do WK Radar, o escritório percebeu a necessidade de um sistema ERP integrado. Essa necessidade surgiu, principalmente, pelo aumento do volume de documentos controlados pela empresa.
Além disso, a organização do arquivo físico tornou-se uma dificuldade recorrente. As consultas de documentos arquivados também exigiam tempo e esforço operacional.
Ou seja, havia um problema claro de rastreabilidade documental. A empresa precisava registrar documentos físicos e localizar informações com mais facilidade.
Durante a busca por uma solução, o ESCONAUD utilizou a internet para pesquisar softwares. Entretanto, naquele momento, não encontrou uma ferramenta adequada às suas necessidades.
Depois disso, a empresa chegou a considerar o desenvolvimento de uma solução própria. Porém, perdeu o contato com o profissional que poderia desenvolver o sistema.
Assim, o processo de escolha ganhou mais importância. A decisão precisava considerar não apenas tecnologia, mas também atendimento, aderência e viabilidade de implantação.
Uma decisão técnica e estratégica para o escritório
Depois que iniciou as pesquisas, o ESCONAUD levou cerca de quatro meses até definir a escolha. Durante esse período, algumas experiências de atendimento não foram satisfatórias.
Além disso, um requisito foi decisivo na avaliação. A empresa precisava registrar o documento físico sem a obrigação de anexá-lo digitalizado.
Analogamente, essa exigência diferenciava a necessidade do ESCONAUD de outros projetos de guarda eletrônica. O objetivo não era apenas digitalizar documentos, mas melhorar o controle do arquivo físico.
A escolha pelo WK Radar da WK Sistemas foi feita pelo diretor-proprietário Marciel Biancardi. O responsável pelo TI, Ricardo Vieira, também participou da decisão.
Portanto, a implantação do WK Radar partiu de uma demanda real. A empresa precisava de uma solução compatível com sua operação e com seu volume documental.
WK Radar e a implantação sem parar a rotina
Durante a implantação, o maior desafio foi registrar todo o volume de documentos já existentes. Ainda assim, a empresa não podia interromper suas atividades.
Além disso, todo o trabalho foi realizado com mão de obra própria. Isso exigiu organização interna, envolvimento da equipe e continuidade operacional.
Mesmo com esse cenário, o ESCONAUD concluiu o registro dos documentos em apenas três meses. Portanto, a implantação trouxe ganhos rápidos para a rotina do escritório.
Atualmente, quase 30 pessoas utilizam o WK Radar da WK Sistemas na empresa. As áreas envolvidas incluem Administrativo, Legalização, Protocolo e Expedição, Pessoal, Fiscal e Contábil.
Ou seja, a solução deixou de ser uma ferramenta pontual. Ela passou a beneficiar toda a empresa e diferentes etapas do fluxo documental.
Resultados concretos: de quatro dias para minutos
Em síntese, o principal benefício percebido foi a facilidade para encontrar documentos no arquivo físico. Esse ganho apareceu imediatamente após a implantação do sistema.
Antes, acessar um documento arquivado podia levar cerca de quatro dias. Atualmente, com o WK Radar, a consulta é realizada em minutos.
Essa mudança representa mais do que velocidade. Ela melhora a rotina da equipe, reduz retrabalhos e fortalece o controle das informações armazenadas.
Além disso, a solução atendeu a uma exigência importante do escritório. O sistema permitiu registrar documentos físicos sem tornar obrigatório o anexo digitalizado.
Como destacou Marciel Biancardi:
“Para acessar um documento já arquivado demorava em média 4 dias, hoje com o WK Radar acessamos em minutos.”
Logo, o case evidencia um resultado direto e mensurável. A empresa transformou um processo lento em uma consulta muito mais ágil.
O que a WK Radar ensina sobre gestão documental
Portanto, a WK Radar mostra que a gestão documental não depende apenas de armazenar informações. Ela também exige localização rápida, controle e aderência ao processo real da empresa.
Além disso, o ESCONAUD conseguiu implantar a solução sem interromper suas atividades. Esse ponto reforça a importância de uma ferramenta compatível com a operação diária.
Assim como outros escritórios contábeis, a empresa lidava com alto volume de documentos. Porém, encontrou uma forma mais eficiente de consultar e controlar o arquivo físico.
Em síntese, o WK Radar da WK Sistemas ajudou o ESCONAUD a transformar uma dificuldade operacional em ganho de produtividade. O resultado foi mais agilidade para equipes que dependem de documentos acessíveis.
